Ändrings-PM och nya revisioner: hitta vad som har ändrats
Under anbudstiden kommer ofta kompletteringar: svar på frågor, ändrings-PM och nya revisioner av ritningar och beskrivningar. De blir en del av underlaget, och de kan ändra det du redan har räknat på. Den som missar en komplettering räknar på fel underlag.
Vad som kan komma
- Svar på frågor från anbudsgivare, som skickas till alla. Svaren förtydligar eller ändrar underlaget, även när du inte har ställt frågan själv.
- Ändrings-PM eller kompletterande förfrågningsunderlag, där beställaren själv ändrar något.
- Nya revisioner av ritningar och beskrivningar, ofta markerade med en ny revisionsbokstav och ett nytt datum.
- Ändrade tider, som en förlängd anbudstid eller ett nytt datum för platsbesök.
Kompletteringarna har normalt en egen plats i rangordningen, och ofta gäller en senare handling före en tidigare av samma slag. Läs hur ditt underlag hanterar det, se guiden om rangordning mellan handlingar.
Hitta vad som har ändrats
Ett ändrings-PM beskriver ibland exakt vad som har ändrats. Men en ny revision av en ritning eller beskrivning gör det inte alltid, och revisionsmolnen på ritningen täcker inte alltid allt.
- Håll ordning på versionerna. Spara varje version för sig och notera när du fick den. Byt inte ut den gamla filen.
- Läs revisionsförteckningen i handlingsförteckningen eller på ritningens namnruta.
- Jämför texten i beskrivningarna med den tidigare versionen. En ändrad mening i en beskrivning på hundra sidor syns inte vid en snabb genomläsning.
- Läs alla svar, också på frågor som verkar ointressanta. Ett svar om brandklasser kan påverka spjällen.
Anbudsklars fullversion jämför två revisioner av ett underlag och visar vad som har lagts till, tagits bort och ändrats, med sida och citat från båda versionerna.
Vad du gör med ändringarna
För varje ändring:
- Avgör om den påverkar priset, tiden eller åtagandet.
- Uppdatera kalkylen, och notera vilken ändring som ändrade vilken post.
- Kontrollera om ändringen gör en tidigare fråga eller ett förbehåll onödigt, eller tvärtom kräver ett nytt.
- Kontrollera om ändringen säger emot något annat i underlaget som inte har ändrats.
TB Ventilation rev A: "Brandtätning av genomföringar utförs av ventilationsentreprenören." Rev B: "Brandtätning av genomföringar utförs av byggentreprenören." Aggregat LA01 flyttas samtidigt från fläktrum plan 5 till tak.
Den första ändringen sänker priset. Den andra höjer det, eftersom aggregatet nu behöver lyftas med kran. Läs i AFG vem som står för lyftet, se guiden om gränsdragning.
Tid och sista anbudsdag
Kompletteringar som kommer sent kan lämna lite tid till att räkna om. Läs om beställaren förlänger anbudstiden när underlaget ändras mycket. Om tiden inte räcker, fråga om förlängning. I offentliga upphandlingar ska anbudsgivarna få rimlig tid att beakta väsentliga ändringar.
Planera din egen anbudstid så att det finns marginal för sena kompletteringar, se guiden om att planera anbudstiden.
Kontrollera också att du bekräftar mottagandet av kompletteringar om underlaget kräver det. Ibland ska anbudet ange vilka kompletteringar det omfattar.
Efter kontrakt
Även efter kontraktet kommer nya revisioner, men då är de inte längre en del av anbudsunderlaget. En ändring efter kontrakt kan vara ett ÄTA-arbete. Spara därför den version av underlaget som kontraktet bygger på, så att du kan visa vad som har ändrats.