Frågor under anbudstiden: när du ska fråga och när du ska skriva förbehåll

En oklarhet i underlaget kan du hantera på två sätt: fråga beställaren innan sista frågedag, eller skriva ett förbehåll i offerten. En fråga gör att alla anbudsgivare räknar på samma sak. Ett förbehåll skyddar dig, men kan göra anbudet svårare att jämföra eller i värsta fall ogiltigt.

Var reglerna för frågor står

I ett underlag skrivet enligt AMA AF 21 står reglerna för frågor under AFB.35. Där framgår hur frågor ska ställas, till vem, och sista dag för frågor. Ofta ska frågor ställas skriftligt, i ett upphandlingssystem eller till en angiven e-postadress. Frågor som kommer in för sent behöver inte besvaras.

Svaren skickas normalt ut till alla anbudsgivare, utan att det framgår vem som frågade.

När du ska fråga

Fråga när oklarheten påverkar priset eller åtagandet och när ett svar skulle ändra hur du räknar. Typiska fall:

• Två handlingar säger olika saker, och rangordningen ger inget tydligt svar.
• Det framgår inte vem som utför en del, till exempel brandtätning, håltagning eller lyft.
• En mängd, en ritning eller en bilaga som det hänvisas till saknas.
• Ett krav går inte att uppfylla som det är skrivet, till exempel ett visst fabrikat som inte längre tillverkas.
• Tidplanen ger inte rimlig tid för injustering eller provning.

Fråga tidigt. Börja granska underlaget samma vecka som du får det, så att du hinner ställa frågor och läsa svaren innan anbudet ska lämnas.

Så formulerar du en bra fråga

1. Hänvisa exakt. Ange handling, avsnitt eller kod och sida, så att den som svarar hittar rätt direkt.
2. Beskriv motsägelsen eller luckan kort. Citera gärna de två skrivningarna som säger emot varandra.
3. Föreslå en tolkning. Formulera frågan så att den kan besvaras med ja eller nej. Det ger snabbare och tydligare svar.
4. En fråga per fråga. Flera frågor i samma stycke ger halva svar.
5. Var saklig. Frågan och svaret läses av alla anbudsgivare.

Fem exempel från ventilation och VVS

Förbehåll i offerten

Ett förbehåll är en skrivning i anbudet som anger att något inte ingår eller att ni förutsätter en viss tolkning. Det finns två sorter:

• Klargörande. Ni beskriver hur ni har tolkat underlaget, när underlaget är otydligt. Det är oftast okomplicerat.
• Avvikelse. Ni lämnar anbud på något annat än det som efterfrågas, till exempel en kortare garantitid. Det kan göra anbudet svårare att jämföra.

I offentliga upphandlingar kan ett förbehåll mot ett ska-krav göra att anbudet förkastas. I privata förfrågningar från en huvudentreprenör är förbehåll vanligare, men många förbehåll gör ditt anbud mindre attraktivt. Fråga hellre i tid, och spara förbehållen till det du inte hann få svar på.

Ett bra förbehåll är:

• Konkret: vad som ingår eller inte ingår.
• Hänvisat: till handling, avsnitt och gärna sida.
• Kort: en eller två meningar.
• Samlat: under en egen rubrik i offerten, inte utspritt i texten.

När svaren kommer

Svaren kommer ofta som ett kompletterande förfrågningsunderlag eller ett ändrings-PM. De blir en del av underlaget.

• Läs alla svar, även på frågor du inte själv ställt.
• Kontrollera vad svaren ändrar i det du redan räknat på, och uppdatera priset.
• Stryk förbehåll som svaren har gjort onödiga.
• Kontrollera om svaren flyttar sista anbudsdag.