Så granskar du ett förfrågningsunderlag: checklista för underentreprenörer
Ett förfrågningsunderlag för en ventilations- eller VVS-entreprenad kan vara några hundra sidor fördelade på tio eller tjugo filer. De dyraste missarna sitter sällan i den tekniska beskrivningen, där du ändå läser noga. De sitter i AF-delen, i en bilaga eller i ett ändrings-PM som kom en vecka före anbudsdagen.
Vad ett förfrågningsunderlag består av
Som underentreprenör får du oftast underlaget från en huvudentreprenör, ibland direkt från en byggherre. Innehållet varierar, men de flesta underlag har samma delar:
- Handlingsförteckning. Listan över alla handlingar med datum och revision. Den är din kontroll av att du har fått allt.
- Administrativa föreskrifter (AF). Hur upphandlingen går till och vilka villkor som gäller för entreprenaden: tider, ersättning, försäkringar, viten, garantier och vem som står för vad på arbetsplatsen. Den skrivs oftast med koderna i AMA AF.
- Tekniska beskrivningar (TB). Vad som ska byggas och med vilken kvalitet, ofta med hänvisningar till AMA VVS & Kyla.
- Ritningar och scheman. Planer, flödesscheman, injusteringsvärden och apparatförteckningar.
- Anbudsformulär, prisbilagor och mängdförteckningar. Det du faktiskt ska fylla i.
- Kontraktsvillkor. Oftast en hänvisning till standardavtal som AB 04, ABT 06 eller, för underentreprenader, AB-U 07, tillsammans med de ändringar som står i AF-delen.
Läs i den här ordningen
Den tekniska beskrivningen är det du kan bäst, och därför frestas man att börja där. Börja i stället med det som avgör om du ens ska lämna anbud, och med det som påverkar priset mest.
- Handlingsförteckningen. Kontrollera att varje handling finns i det du laddat ner, med rätt revision. Saknas något, fråga direkt.
- Tiderna. Sista anbudsdag och klockslag, sista dag för frågor, hur länge anbudet ska gälla, platsbesök och tidplanen för entreprenaden. Lägg in datumen i kalendern samma dag.
- Kraven på anbudsgivaren. Har ni inte rätt försäkring, behörighet eller referenser kan anbudet förkastas oavsett pris. Det ska du veta tidigt.
- Rangordningen mellan handlingarna. Den bestämmer vilken handling som gäller när två handlingar säger olika saker. Den står oftast i AF-delen under kontraktshandlingar.
- De kommersiella villkoren, se nästa avsnitt.
- Tekniska beskrivningar och ritningar, med gränsdragningen som fokus.
- Ändrings-PM och kompletteringar. Läs dem sist men noggrant, och kontrollera vad de ändrar i det du redan räknat på.
Krav på er som anbudsgivare
Kraven på anbudsgivaren står i upphandlingsdelen av AF, oftast under rubriker om prövning av anbudsgivare och anbudets innehåll. Typiska krav för en ventilations- eller VVS-underentreprenör:
- Ansvarsförsäkring med ett visst belopp, ibland även allriskförsäkring.
- Registrering för F-skatt och att skatter och avgifter är betalda.
- Ekonomisk stabilitet, till exempel en viss kreditvärdighet eller omsättning.
- Referensuppdrag av jämförbar storlek och typ, ofta med kontaktperson.
- Behörigheter och certifikat, till exempel Säker Vatten för tappvatteninstallationer, certifikat för heta arbeten eller certifiering för arbete med köldmedier.
- Kvalitets- och miljöledningssystem eller en projektspecifik kvalitetsplan.
- Namngivna nyckelpersoner med cv.
Skilj på ska-krav och bör-krav. Ett ska-krav som inte uppfylls kan leda till att anbudet förkastas. Ett bör-krav kan påverka utvärderingen. I offentliga upphandlingar är detta strikt. I privata förfrågningar från en huvudentreprenör finns oftast mer utrymme, men lita inte på det.
De kommersiella villkoren
Här sitter de krav som påverkar priset utan att stå i någon mängdförteckning. Leta särskilt efter:
- Ersättningsform. Fast pris, löpande räkning eller en blandning. Med fast pris bär ni risken för allt som är oklart.
- Indexreglering. Regleras priset med index, eller är det fast genom hela entreprenaden?
- Betalningsplan och betalningsvillkor. Långa betalningstider och stora innehållna belopp påverkar likviditeten.
- Viten. Förseningsvite per vecka och eventuellt tak. Jämför med hur realistisk tidplanen är.
- Säkerhet. Krav på bankgaranti eller moderbolagsborgen kostar pengar.
- Garantitid. AB 04 anger som utgångspunkt fem års garantitid för entreprenaden. AF-delen kan förlänga den, och längre garanti för vissa installationer är vanligt.
- Pris för ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA). Begärs timpriser och påslag redan i anbudet, och binder de er?
- Avsteg från standardavtalet. AF-delen ändrar ofta AB 04, ABT 06 eller AB-U 07. Läs varje avsteg och fundera på vad det innebär i pengar.
Läs mer i guiden om administrativa föreskrifter.
Tekniska beskrivningar och gränsdragning
I den tekniska beskrivningen räknar du på det du ska installera. Men det som blir tvist i efterhand är nästan alltid gränserna: vad som ingår hos er och vad som ingår hos bygg, el, styr, rör eller huvudentreprenören. Läs varje avsnitt med frågan "vem gör det här?".
Tre saker att göra:
- Sök i alla handlingar efter orden ingår, ingår ej, utförs av, levereras av, samordnas med och enligt annan entreprenör. Där står gränserna.
- Jämför AF-delen med den tekniska beskrivningen. Det är vanligt att de säger olika saker om till exempel brandtätning eller håltagning, och då avgör rangordningen.
- Kontrollera provning, injustering och dokumentation. Det är arbete som tar tid sist i projektet och lätt glöms i priset.
Den guiden om gränsdragning går igenom de tolv vanligaste kostnaderna som saknas i priset.
Det som oftast missas
- Ett ändrings-PM som flyttar ett ansvar mellan entreprenörer.
- En bilaga som inte finns i handlingsförteckningen, eller en handling i förteckningen som inte finns i nedladdningen.
- Krav på att anbudet ska gälla längre än vanligt, till exempel sex månader.
- Krav på bilagor till anbudet, som kvalitetsplan, tidplan eller cv, som gör anbudet ofullständigt om de saknas.
- Krav i AF-delen som gäller hela arbetsplatsen, till exempel ID06, personalliggare, städning och avfallssortering.
- Datum som inte stämmer mellan handlingarna.
Checklista att skriva ut
- Alla handlingar i handlingsförteckningen finns, med rätt revision.
- Sista anbudsdag, sista frågedag och anbudets giltighet ligger i kalendern.
- Varje ska-krav på anbudsgivaren är kontrollerat mot era försäkringar, intyg och referenser.
- Rangordningen mellan handlingarna är känd.
- Ersättningsform, index, betalningsplan, viten, säkerhet och garantitid är noterade.
- Alla avsteg från AB 04, ABT 06 eller AB-U 07 är lästa.
- Gränsdragningen mot bygg, el, styr och rör är genomgången.
- Provning, injustering och dokumentation är prissatta.
- Alla ändrings-PM är lästa och inräknade.
- Oklarheter är skickade som frågor före sista frågedag, eller skrivna som tydliga förbehåll i offerten.
- Alla begärda bilagor till anbudet är framtagna.
Hur du formulerar frågor och förbehåll står i guiden om frågor under anbudstiden.