Planera anbudstiden: en plan baklänges från sista anbudsdag
De flesta misstag i ett anbud beror inte på att kalkylatorn inte kan sitt jobb, utan på att tiden tog slut. Frågorna hann inte ställas, svaren lästes inte, och bilagorna samlades ihop sista kvällen. En enkel plan räknad baklänges från anbudsdagen löser det mesta.
Tre datum som styr allt
- Sista dag för anbud, med klockslag. Ett anbud som kommer efter anbudstidens slut prövas normalt inte.
- Sista dag för frågor. Frågor efter det behöver inte besvaras. Den ligger ofta en till två veckor före anbudsdagen.
- Sista dag för svar från beställaren, om den anges. Det är den sista dagen du kan få ny information.
I en AF-del skriven enligt AMA AF 21 står tiderna i AFB, och reglerna för frågor i AFB.35. Lägg in alla tre datumen i kalendern samma dag som underlaget kommer.
En plan baklänges
Exempel för en förfrågan med tre veckors anbudstid och sista frågedag en vecka före anbudsdagen:
| När | Vad |
|---|---|
| Dag 1 | Läs handlingsförteckningen, AF-delen och ska-kraven. Beslut om att räkna eller avstå. Lägg in datumen. |
| Dag 2–4 | Läs de tekniska handlingarna. Lista motsägelser och oklar gränsdragning. Begär priser från leverantörer och underentreprenörer. |
| Dag 5–8 | Mängdning och kalkyl. Skriv frågor löpande. |
| Dag 9–10 | Skicka alla frågor, i god tid före sista frågedag. |
| Dag 10–16 | Kalkylen klar. Ta fram bilagor, referenser, CV och intyg. Läs svaren på frågor allt eftersom de kommer. |
| Dag 17–19 | Uppdatera kalkylen efter svaren. Skriv förbehåll. Fyll i anbudsformuläret. |
| Dag 20 | Slutkontroll mot kravlistan. Lämna anbudet. |
| Dag 21 | Marginal för tekniska problem med inlämningen. |
Den viktigaste punkten är att frågorna skickas tidigt. En fråga som skickas sista frågedagen får sitt svar när det är för sent att räkna om.
Första dagen
Första dagen avgör om de andra blir effektiva:
- Kontrollera att handlingarna är kompletta mot handlingsförteckningen.
- Läs ska-kraven på anbudsgivaren. Uppfyller ni dem inte, är det ingen idé att räkna. Se guiden om att kontrollera ska-kraven.
- Läs ersättningsform, viten och tider i AF-delen, så att du vet vilka risker kalkylen ska bära.
- Begär priser på det som har lång svarstid: aggregat, styr, isolering och kranar.
- Boka platsbesök om det finns, och kontrollera om det är obligatoriskt.
Den första genomläsningen är det Anbudsklar gör snabbast. Granska underlaget gratis samma dag som det kommer, och använd resultatet som en lista att arbeta efter.
Avstå i tid
Det är bättre att avstå efter en dag än efter två veckor. Skäl att avstå tidigt:
- Ett ska-krav som ni inte uppfyller.
- En tidplan som krockar med andra projekt ni redan har.
- Villkor som gör projektet olönsamt, som höga viten utan tak eller långa betalningstider.
- Ett underlag som är så ofullständigt att det inte går att räkna på utan många förbehåll.
Om ni avstår från en förfrågan från en huvudentreprenör, säg det i tid. Det är ofta uppskattat, och ökar chansen att ni får nästa förfrågan.
De sista dagarna
- Alla svar och kompletteringar är lästa, se guiden om ändrings-PM och revisioner.
- Kalkylen är uppdaterad efter svaren.
- Förbehållen är samlade och hänvisade, se guiden om frågor och förbehåll.
- Alla ska-krav är uppfyllda och alla bilagor finns med.
- Anbudet är undertecknat av behörig person och lämnas på rätt sätt.
Använd gärna den utskrivbara checklistan för den sista kontrollen.