Kontrollera ska-kraven innan du lämnar anbud
Ett missat ska-krav är det enklaste sättet att förlora ett anbud du har räknat rätt på. Huvudregeln i offentlig upphandling är att ett anbud som inte uppfyller ett ska-krav ska förkastas, oavsett pris. Här är ett sätt att kontrollera kraven systematiskt innan anbudet lämnas.
Vad ett ska-krav är
Ett ska-krav, ibland skrivet skall-krav, är ett krav som anbudet eller anbudsgivaren måste uppfylla för att anbudet ska få prövas. Det känns oftast igen på orden ska, skall, måste eller krävs. Bör-krav och meriterande krav är något annat: de kan ge poäng i utvärderingen, men ett anbud förkastas inte för att de saknas.
Ett ska-krav är antingen uppfyllt eller inte. Det finns inget halvt uppfyllt. Därför lönar det sig att läsa varje krav ordagrant och fråga sig vad som ska visas, inte bara om företaget i praktiken klarar det.
Tre sorters ska-krav
Det blir lättare att kontrollera kraven om du delar upp dem efter vad de gäller.
| Sort | Exempel | Vad du behöver göra |
|---|---|---|
| Krav på anbudsgivaren | Omsättning, kreditvärdighet, referensuppdrag, F-skatt, certifiering, försäkring | Kontrollera att företaget klarar kravet och att beviset finns och är aktuellt |
| Krav på anbudet | Anbudsformulär, prislista med alla poster prissatta, giltighetstid, språk, inlämningssätt | Kontrollera att anbudet innehåller allt och är ifyllt på rätt sätt |
| Krav på utförandet | Nyckelpersoner med viss erfarenhet, tidplan, egenkontroller, miljökrav | Kontrollera att kravet är med i kalkylen och att du kan visa det som efterfrågas |
Den första sorten avgör om det ens är lönt att räkna. Ett omsättningskrav eller ett referenskrav som företaget inte når går inte att lösa med ett bättre pris. Läs därför de kraven först.
Var kraven står
I ett underlag skrivet enligt AMA AF 21 står kraven på anbudet i AFB.3 och kraven på anbudsgivaren i AFB.62, lämplighet hos anbudsgivare. Men ska-krav finns ofta också på andra ställen:
- i anbudsformuläret, som ibland innehåller egna krav som inte står i AF-delen
- under organisation och nyckelpersoner i AFC- eller AFD-avsnittet
- under kvalitet, miljö och klimat i
AFC.2ellerAFD.2 - i bilagor som uppförandekod, säkerhetsföreskrifter eller krav på arbetsvillkor
Sök efter ska, skall och krävs i alla handlingar, inte bara i AF-delen.
Bygg en kravlista
En enkel tabell med en rad per krav räcker. Det viktiga är att den byggs från underlaget och inte från minnet av förra anbudet.
- Kravet, med egna ord men nära originalet.
- Var det står: handling, avsnitt och sida.
- Vad som ska visas: intyg, CV, referenslista, ifylld bilaga eller bara ett åtagande.
- Status: klart, behöver tas fram, eller uppfylls inte.
- Ansvarig: vem som tar fram beviset, och när.
En färdig mall finns här: kravmatris för förfrågningsunderlag i Excel, fri att ladda ner.
Gå igenom listan två gånger: när du börjar räkna, och dagen innan anbudet lämnas. Det andra varvet hittar de bilagor som blev bortglömda när kalkylen tog all tid.
Anbudsklar bygger kravlistan åt dig, med sida och citat för varje krav. Granska AF-delen gratis och jämför med din egen lista.
Vanliga missar
- Intyg som har gått ut eller går ut innan anbudet prövas, till exempel försäkringsbevis och certifikat.
- Referenser som inte motsvarar kravet: fel storlek, fel tidsperiod eller fel typ av arbete. Läs exakt vad som räknas som ett motsvarande uppdrag.
- Nyckelpersoner utan rätt erfarenhet enligt kravets formulering, eller CV som saknas.
- Prislistor med tomma poster. Står det att alla poster ska prissättas räcker en tom rad för att anbudet kan förkastas.
- Egna villkor i följebrevet. Ett förbehåll mot ett ska-krav kan i sig göra att kravet inte anses uppfyllt.
- Fel inlämningssätt eller för sent. Ett anbud som kommer in efter anbudstidens slut prövas normalt inte.
Kan man komplettera i efterhand?
Ibland. Enligt lagen om offentlig upphandling får den upphandlande myndigheten tillåta eller begära att en anbudsgivare förtydligar eller kompletterar ett anbud, men det ska ske med hänsyn till principerna om likabehandling och öppenhet. Myndigheten är inte skyldig att göra det, och en komplettering får inte innebära att anbudet ändras i sak.
Domstolar har i vissa fall godtagit kompletteringar när det som saknades var av mindre betydelse och inte påverkade utvärderingen, till exempel ett försäkringsbrev eller en bevisning om firmateckning. Men det är bedömningar från fall till fall. Räkna aldrig med att få komplettera.
I upphandlingar över EU:s tröskelvärden lämnar anbudsgivaren ofta en egen försäkran, ESPD, som preliminärt bevis för att kvalificeringskraven är uppfyllda. Bevisen begärs sedan in innan kontrakt tecknas. Även då måste kraven vara uppfyllda när anbudet lämnas.
Förfrågningar från en huvudentreprenör
Som underentreprenör får du ofta förfrågan från en huvudentreprenör och inte direkt från en offentlig beställare. Då gäller inte reglerna om offentlig upphandling för ditt anbud, och huvudentreprenören kan välja fritt. Men huvudentreprenören måste i sin tur uppfylla byggherrens krav, och för ofta vidare kraven på referenser, försäkringar, nyckelpersoner och dokumentation till dig. Ett missat krav gör inte ditt anbud ogiltigt på samma sätt, men det gör det svårare att välja.
Källor: Upphandling24: Är ett skall-krav alltid ett skall-krav? · Företagarna om upphandlingsreglerna, komplettering och ESPD. Guiden är allmän information och inte juridisk rådgivning.