Nyckelpersoner, CV och referensuppdrag som håller

Krav på nyckelpersoner och referensuppdrag är de ska-krav som oftast stoppar ett annars bra anbud. Företaget kan arbetet, men kan inte visa det på det sätt som underlaget kräver. Det går att förebygga, men inte i sista stund.

Referensuppdrag

Ett referenskrav består nästan alltid av samma delar. Läs var och en för sig:

• Antal: till exempel minst två uppdrag.
• Tidsperiod: utförda de senaste tre eller fem åren, ibland räknat bakåt från sista anbudsdag. Ett uppdrag som avslutades för fem år och en månad sedan räknas inte.
• Storlek: ett lägsta kontraktsvärde eller en viss omfattning.
• Typ: till exempel ventilation i skolor, eller styr och VVS i en ombyggnad med verksamhet i drift.
• Utfall: att uppdraget utförts enligt tid och kostnad, eller att referenspersonen ska bekräfta det.
• Uppgifter: beställare, kontaktperson, telefon, e-post, värde och beskrivning.

Referenspersonen kan bli kontaktad. Fråga personen i förväg om det går bra, och kontrollera att kontaktuppgifterna stämmer. En referens som inte svarar kan leda till att kravet inte anses uppfyllt.

Vad "motsvarande uppdrag" betyder

Många underlag kräver uppdrag som "motsvarar" det som upphandlas. Läs underlaget noga, eftersom det ofta finns en förklaring av vad som räknas som motsvarande: storlek, typ av byggnad, typ av entreprenad eller vissa tekniska moment. Om det är oklart, fråga. En gissning som visar sig fel kan göra att anbudet inte prövas.

Nyckelpersoner

Underlaget kan kräva att vissa roller tillsätts med personer som har en viss erfarenhet: platschef, arbetsledare, projektledare, installationssamordnare eller injusterare. Läs för varje roll:

• Vilken erfarenhet som krävs, och hur många år eller uppdrag.
• Om personen ska namnges i anbudet.
• Om CV ska bifogas, och vad det ska innehålla.
• Om personen ska vara anställd hos er eller kan vara inhyrd.
• Hur mycket av sin tid personen ska vara på plats. Ett krav på heltid på arbetsplatsen kostar mer än det ser ut.

CV som håller

Ett CV för ett anbud ska visa att kravet är uppfyllt, inte beskriva hela karriären. Skriv det så att den som bedömer anbudet hittar svaret direkt:

1. Börja med de uppdrag som motsvarar kravet, med roll, år, beställare och omfattning.
2. Använd samma ord som kravet. Står det "installationssamordnare", skriv det och inte bara "projektledare".
3. Ange utbildningar och certifikat som efterfrågas, med datum.
4. Håll det kort. Två sidor räcker oftast.

Byte av nyckelperson

AF-delen kräver ofta att en namngiven nyckelperson inte får bytas ut utan beställarens godkännande, och ibland att ersättaren har motsvarande kompetens. Det kan också finnas ett vite vid byte. Namnge därför personer som faktiskt kommer att vara tillgängliga när arbetet ska göras, inte bara den med bäst CV.

Bygg en bank

Det effektivaste är att ha referenser och CV klara innan förfrågan kommer:

• En lista över avslutade uppdrag med år, beställare, värde, typ och kontaktperson
• Godkännande från kontaktpersonerna att de får användas som referens
• Aktuella CV för de personer som brukar namnges, med uppdragen i samma format
• Kopior av utbildningsbevis och certifikat med giltighetstid

Anbudsklars fullversion jämför kraven i underlaget med företagets bibliotek av intyg, referenser och CV, och visar vad som saknas. Se också guiden om att kontrollera ska-kraven.