Dokumentation och relationshandlingar för VVS

Dokumentationen i slutet av en installationsentreprenad är ofta ett krav för att entreprenaden ska godkännas. Den tar mer tid än de flesta räknar med, och den görs när montörerna redan är på nästa projekt. Läs kraven redan när du räknar på anbudet.

Det som brukar krävas

Egenkontroller enligt kontrollplanen, signerade
Injusterings- och provningsprotokoll, se guiden om injustering och funktionsprovning
Relationshandlingar: ritningar och beskrivningar som visar det som faktiskt har byggts
Drift- och underhållsinstruktioner, ofta i ett visst format eller system
Produktdokumentation, byggvarudeklarationer och loggbok över inbyggda produkter
Intyg, till exempel om täthetsprovning eller säkra vatteninstallationer
Dokumentation av brandtätning och brandisolering, med märkning och foton
Utbildning av driftpersonal, med närvarolista

Var kraven står

Kraven är ofta utspridda. I AF-delen står de i avsnitten om kvalitet, om slutskedet och om besiktning. I de tekniska beskrivningarna står de i avsnitt om kontroll, injustering och dokumentation, och ibland i en särskild anvisning om drift- och underhållsdokumentation. Beställaren kan också ha en egen anvisning för hur dokumentationen ska levereras, med mappstruktur, filformat och namngivning. Den kan vara mer omfattande än du är van vid.

När dokumentationen ska lämnas

Läs tidsfristerna noga. Krav på att kontrolldokument ska lämnas en viss tid före slutbesiktningen, till exempel två veckor, är vanliga. Det betyder att dokumentationen måste vara klar innan arbetet är helt klart.

Om dokumentationen saknas vid slutbesiktningen kan entreprenaden underkännas, och det kan bli en försening med vite. Vissa underlag har också ett eget vite för sen dokumentation.

Relationshandlingar

Relationshandlingar visar hur installationen faktiskt har utförts, med de ändringar som har gjorts under bygget. Läs:

om du ska ta fram relationshandlingarna själv, eller bara markera ändringar på ritningar som någon annan uppdaterar
vilket format som krävs, och om det krävs CAD-filer eller bara PDF
om det finns krav på att relationshandlingarna ska vara digitala modeller

Att uppdatera CAD-ritningar kräver någon som kan programmet, och det kostar. Om det inte framgår, fråga.

Drift och underhåll

Drift- och underhållsinstruktionerna är beställarens underlag för att sköta anläggningen. De är också ditt skydd under garantitiden: fel som beror på bristande skötsel är inte ditt ansvar, men det förutsätter att skötseln har beskrivits. Se guiden om garantitid.

Läs om instruktionerna ska följa en viss mall eller föras in i beställarens förvaltningssystem, och om utbildning av driftpersonal ingår, hur många tillfällen och hur lång tid.

Så räknar du tiden

Räkna dokumentationen som en egen post i kalkylen, inte som en del av montaget.
Utgå från antal system och komponenter, inte från kontraktssumman.
Räkna med extra tid om beställaren har ett eget format eller system.
Räkna med tid för att rätta dokumentation som inte godkänns första gången.
Planera vem som gör det, och när. Den som har monterat vet mest, men är ofta upptagen på nästa projekt.

Anbudsklar plockar ut kraven på dokumentation och deras tidsfrister med sida och citat. Granska ett underlag gratis.

Dokumentation och relationshandlingar: det som ska vara klart till slutbesiktningen